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Covid mid-season CSA update

Français à suivre!


We were really happy with the wealth of survey feedback we got from all of you about how the season has gone, and it was very nice to read all the supportive and encouraging comments from you. Of course not everything was positive, but the constructive criticism we received was really important in developing our plan moving forward!



The CSA So Far


In general, we on the farm and you, our members, have been very happy with the season so far. Despite a few weather setbacks, the veggie production has been great, and our permanent bed system has been paying dividends with healthy and robust crops that are easy to harvest. We're also completely thrilled with how smoothly and successfully the pickups have gone.


Our wonderful hosts

We are so grateful and appreciative of our hosts. The CSA could not have continued the way it has without the sea of emails, zoom calls, follow-ups and ongoing changes that these wonderful folks have put up with this season. It is really important to recognize that most of your hosts are showing up an hour (and sometimes more) earlier than was required in previous years. They do this to start the packing of the bags and the orders so that it's well under control by the time the first members arrive for the pickup. And not only is it more time, it is much more work, individually packing each bag. Remember to thank your hosts the next time you pick up!


. . . and members!

And this process has also required buy-in from all of our members. The feedback from our hosts is that the majority of members have been very patient, cooperative, and friendly. And it must not have been easy for all of you. Compared to previous years, where our pickups were sometimes like organic-vegetable block parties, members have given up a lot! In terms of socializing and choice of veggies, things are not what they were! But we will get back to the social aspect of our CSA and in the meantime, kudos to you for keeping your local food system going!


Communication - the weekly emails.

But we (the farmers) can do a little better. One glaring discrepancy has been with our weekly outreach emails. In the past, we would indicate a "choice" on the "What's in your Share" email, and it would actually be a choice at the pickup. Now, however, we really can't do choices at the pickup without putting our hosts and members at more risk. And so we've simply made a last minute decision of what items go to which pickups, and members are left wondering where the Kohlrabi is (no, seriously, someone was wondering :) ). While we can't fix this issue without changing back to a "self-pack" paradigm, we are going to start sending emails with the ACTUAL contents of your share on the morning of your pickup. This will also act as a reminder for you to pick up. ALSO, be aware that as the fall arrives, we will be much better at telling folks what to expect, as a lot of the crop is harvested ahead of time rather than the day before.


PLEASE rest assured that it is our primary goal to get the pickups back to a point where you, the member, has MORE CHOICE about what to take home with you each week. We feel this is a critical part of retaining members for many years. But in the short term we have to work with the cards we've been dealt. As more science is done, and more data is collected, we might reach the conclusion that market style pickups with members packing their own boxes is no worse than going to the grocery store. But for now, we feel it's important to play it safe.


The Friday and Tuesday pickups

Another last minute change this year was switching some of our pickups to Friday, and some others to Tuesday. We apologize for the last minute decision, as we know some of you have firm schedules and that the new pickup day may not have worked as well. We will definitely be rejigging things a little bit before next summer, and although the Tuesday pickup makes sense for the farm and is okay with most members, we will try our hardest to not have pickups Friday afternoon next summer.


What you're getting compared to our other outlets.

A big change this year is that we stopped going to the Ottawa Farmers Market on Sundays. That has meant that it's definitely more difficult to get your share if you simply forget and didn't schedule a vacation hold. Luckily, with our increased communication and perhaps because of Covid, we are having far, far less people forgetting to pick up. Another effect of not going to the market is that a much bigger percentage of everything we grow is going to CSA than before, and it's closing in on 75% of everything we grow. We hope that CSA members understand the following points, but from the comments we received we think it's important to tell you a bit more about how we do things:

  • Except for a few items, we plan all of our varieties and our plantings around the CSA. If you ever see varieties from Roots and Shoots in a grocery store that you don't get in the CSA, it's simply because we didn't have enough of that item (due to weather, bad planning, or insect or disease pressure) to satisfy the CSA.

  • Because the CSA takes so much of our produce, the crop has to be in full swing to produce enough for the shares. So there may be tomatoes in our farm store, or in the stores, before we have anywhere near enough for the baskets, which is just a reality of how crops ripen and mature.

  • These other outlets really help balance the demand for our veggies so that we have maximum flexibility for our CSA. And our retail are more expensive than they are through the CSA.

  • At the same time we fully appreciate "veggie envy" that happens when something doesn't show up when you'd like it or are expecting it! And we are always trying to make these things work better for you, the member!


Donations: What a positive story! Many of you donated generously to our pay-it-forward veggie program, and we raised $1400 towards providing veggies to families in need, which the farm matched. Big thanks to Chelsea coordinator Sue Toller, who helped connect us with some refugee families in Gatineau who have been receiving our veggies weekly, along with a family in Ottawa, and a women's shelter in Chelsea. And we've been directing our seconds to charities thorough weekly donations on Food Rescue, a website for non-profits to access food from local farms.


On the receiving end, the farm is super grateful to La Pharmacie Martin Payer in Hull, for donating expensive PPE for our coordinators, at a time when masks and visors still weren't easy to come by. We can't thank you enough, Martin!! Our members are the best.


How Covid affected us on the farm: While we have gotten through to this point in the season relatively unscathed, Covid has seen some big changes in the way we work and relate to each other on the farm. Of course, we've been wearing masks anytime we work in close proximity in the field, and anytime we are working in the pack-shed. We've really had to invest in infrastructure to maintain hygiene (spray bottles with peroxide in all vehicles, rooms, and all over the pack-shed, masks, hand sanitizer) There has been a huge increase in the administrative work required for setting up the systems we use on the farm and at the pickups, and things are generally taking more time at the farm to get the same amount done. Over the season we've had a few people have to take time off while they awaited a test, and we've generally been overstaffed in comparison to previous years in order to compensate.


A steady employer: At the same time, we are super proud to be a consistent employer and food provider throughout this crazy time. Mainly because of the CSA model, and because we don't sell any produce through restaurants, we could continue with our hiring and our season prep while a lot of other businesses were completely shut down. It made for a tough spring (it was also VERY cold in April and beginning May) and we have to thank our amazing staff for coming through that period completely intact!


A covid contribution??

A number of our farmer friends have implemented a covid contribution to help offset all the Covid-costs of working on the farm and especially at the pickups. We feel that because so much of the added burden of our covid protocol is assumed by our hosts that it would be a little disingenuous to ask for direct funds from our members. However, we are looking at much increased costs compared to last year, and we do appreciate your support!!! How can you help us through these challenging times?

  1. Come out to the farm on one of the weekends in September for 'Farmhope'! We'll have maps and signs for self-guided tours, lots of chill out spots to enjoy a picnic, and you can get supplies from our all-new farmstore. It's not super fancy, but it's super filled with amazing, local products. There'll be hot drinks and most things you need for snacking and generally enjoying your trip. . .

  2. Sign up for a home-delivered fall share, with access to all those same great products, but delivered directly to your door, or a central location! Much more info on that coming this week. . .

  3. Order some extras from the farms tore to be added to your summer share! Not everything in the actual store will be available in the share, but we'll be adding things as the autumn progresses.

Thanks everyone for reading through this little mid-season update, and we hope to see you on the farm soon!


The Farm Team.



Nous sommes ravis du niveau de participation à notre sondage vous demandant vos impressions sur le déroulement de la saison en cours. Nous étions aussi super contents de lire vos mots d'encouragement. Etant donné que la perfection n'est pas de ce monde, nous avons aussi reçu certaines critiques. Ces critiques constructives nous aiderons à planifier l'avenir. Encore une fois, merci à tous les participants.



Le programme d'Agriculture Soutenue par la Communauté (ASC) à ce jour


En général, tout le monde – l'équipe sur la ferme et nos membres – est très heureux de la saison à date. Malgré quelques défis météorologiques, la production de légumes a été de haut niveau. En plus, notre système de culture permanente en lits a porté fruit (pour ne pas dire légume) avec des moissons en santé et facile à récolter. Nous sommes aussi super emballés par le bon déroulement des collectes.


Nos hôtes hors pair!

Toute notre reconnaissance va à nos hôtes. Le programme ASC n'aurait pu continuer de la façon qu'il a fonctionné n'eût été de la patience de cette équipe formidable. Vous ne pouvez pas vous imaginer la montagne de courriels, d'appel Zoom, de suivis et de changements continus qu'ils ont dû subir. Il est aussi important d'exprimer notre appréciation pour ces hôtes qui, souvent, se présentent une heure (sinon plus) plus tôt que ce qui était nécessaire par le passé. Ceci est afin d'emballer les sacs et les commandes pour que tout soit prêt quand les premiers membres arrivent. Cette nouvelle façon de faire demande plus de temps mais aussi plus d'effort pour empaqueter chaque sac individuellement. Assurez vous de les remercier lors de votre prochaine collecte.


. . . Et nos membres!

Le succès de la version 2020 du programme ASC dépendait aussi de la participation et flexibilité de nos membres. Nos hôtes nous ont rapporté que les membres avaient une attitude positive et étaient, en grande majorité, patients et coopératifs. On reconnaît que tout cela ne devait pas être facile pour vous. Comparé aux années précédentes où la collecte des paniers étaient comme une fête maraîchère de quartier, les choses ont bien changé. Nos membres ont dû faire le deuil de l'échange communautaire ainsi que du choix des légumes d'auparavant. Un jour, nous retrouverons l'aspect convivial du programme ASC. Pour l'instant, toutes nos félicitations pour l'effort investi afin d'assurer la survie du réseau d'alimentation local.


Communication - les courriels hebdomadaires

Mais nous (les fermiers) pouvons faire mieux. Il y a un manque de cohésion évident dans les courriels hebdomadaires. Par le passé, nous indiquions un "choix" dans le courriel intitulé "Ce qu'il y a dans votre panier". Et ce choix vous attendait lors de la collecte de votre panier. Maintenant, il est impossible d'offrir un choix sans augmenter le facteur risque pour nos hôtes. Alors, nous décidons à la dernière minute qui aura quoi dans leur sac, laissant certains perplexes quant à l'absence, par exemple, de chou-rave dans leur sac. Oui, oui, certains se sont posés la question. :) Nous ne sommes pas en mesure de retourner à l'ère pré-COVID où les membres empaquetaient leurs légumes. Par contre, nous allons envoyer un courriel le matin de votre collecte décrivant le contenu exact de votre sac. Ce courriel servira aussi d'aide-mémoire vous rappelant de passer chercher vos légumes. De plus, avec l'arrivée de l'automne, les récoltes sont faites plus tôt dans la semaine rendant le contenu des sacs ainsi plus prévisible.


Soyez assurés qu'une de nos priorités est de revenir à la formule où vous aviez plus de choix sur ce que vous rapportez à la maison. Ce choix est au coeur de la loyauté dont font preuve tous nos membres. Au fur et à mesure que la science évolue et que l'information est disponible, nous arriverons peut-être à la conclusion que le danger pour nos membres d'empaquetter leur propre panier de légumes est le même que celui d'aller à l'épicerie. Mais pour l'instant, nous croyons que la prudence est de règle.


Les collectes du vendredi et mardi

Un autre changement de dernière minute, cette année, est la modification de jour de collecte pour certains d'entre vous. Nous reconnaissons que plusieurs de nos membres ont des horaires fixes et que ce changement n'était pas sans inconvénient. Nous allons regarder comment nous pouvons faire autrement l'été prochain. Bien que la collecte du mardi s'insère bien dans la routine de la ferme et fonctionnait pour la majorité de nos membres, nous ferons tout en notre pouvoir pour éviter les collectes du vendredi après-midi l'année prochaine.


Votre panier ASC vs les autres points de vente

Un grand changement cette année fût notre absence du marché agricole d'Ottawa les dimanches. Il était alors plus difficile pour vous d'obtenir votre panier si vous avez oublié de venir le chercher. Par contre, grâce à des communications plus fréquentes et peut-être aussi à cause de la COVID, beaucoup moins de membres ont oublié de ramasser leurs légumes. Une autre conséquence de notre absence est le fait qu'une plus grande partie de notre récolte va au programme ASC. Cette part se situe aux environs de 75%! Plusieurs d'entre vous êtes conscients des points qui suivent mais nous croyons bon de rappeler que:

  • A part quelques exceptions, nous planifions nos plantations et cultures pour les besoins du programme ASC. Si vous voyez en épicerie une espèce de légume que vous n'avez pas eu dans votre panier, c'est simplement que la récolte n'était pas assez volumineuse (à cause de la température, des insectes, d'une erreur de planification, etc.) pour tous les paniers ASC.

  • Etant donné la part importante de nos moissons qui va au programme ASC, il est essentiel que la récolte soit en plein essor pour produire assez pour les paniers. Alors, il est possible de voir des tomates au magasin de la ferme et certaines épiceries avant d'en avoir assez pour fournir tous nos membres. C'est une réalité immuable de la croissance et maturation des légumes.

  • Ces autres points de vente nous permettent de gérer la demande pour nos légumes et d'avoir plus de flexibilité pour l'ASC. Vous verrez aussi que le prix y est plus élevé que ceux du programme ASC.

  • En même temps, nous comprenons votre déception lorsque vous vous attendez à quelque chose et que cette chose brille par son absence. Soyez assurés que nous sommes toujours à la recherche de moyens pour mieux rencontrer les attentes de nos membres.


Votre générosité fait chaud au coeur

Grâce à votre participation en grand nombre à notre collecte de fond, nous avons ramassé 1400$, somme qui a doublé avec la contribution de la ferme. Ce montant a servi à fournir des provisions de légumes aux familles dans le besoin. Un gros merci à Sue Toller, coordinatrice à Chelsea, qui nous a mis en lien avec des familles de réfugiés à Gatineau. Ces familles ont reçu nos légumes à toutes les semaines. On compte aussi parmi les bénéficiaires de ce programme une ressource en hébergement pour femmes à Chelsea ainsi que Food Rescue, un site web qui donne accès aux produits de fermes locales à des organismes à but non-lucratif.


On donne et on reçoit

La ferme est reconnaissante à la Pharmacie Martin Payer de Hull pour leur généreuse offre d'équipement de protection individuelle pour nos coordinateurs. Cette offre a fait toute la différence à un moment où l'équipement rendu nécessaire par la COVID était dispendieux et qu'il était difficile de trouver masques et visières. Merci beaucoup, Martin!! Nos membres sont les meilleurs!


Les effets du COVID sur la ferme

Bien que nous nous sommes bien sortis de la situation pour le moment, COVID a amené de grand changement dans notre façon de travailler et sur l'interaction à la ferme. Bien sûr, il y a ces saprés masques que nous portons aussitôt que nous sommes à proximité d'un autre, que ce soit dans les champs ou dans les bâtiments. Nous avons dû investir dans l'infrastructure (vaporisateurs avec peroxide dans les voitures et pièces; masques et désinfectant pour les mains dans les remises, etc.) pour assurer des conditions nécessaires au bon fonctionnement. En même temps, les tâches administratives reliées à la ferme et à la coordination des collectes se sont alourdies. Le tout prend un peu plus de notre temps. Ajoutant une autre couche de complexité, on a géré la fluctuation dans le personnel. Nous avons eu une équipe plus grande qu'en temps normal pour pallier à l'absence de certains employés qui attendaient un test de COVID et des résultats.


Un employeur stable

Malgré tous ces défis, nous sommes fiers d'avoir été capables, pendant ces temps houleux, de garder le cap en temps qu'employeur et pourvoyeur d'aliments et ce grâce en grande partie au programme ASC et au fait que nous ne vendons pas aux restaurants. Cette stabilité relative nous a permis de continuer avec l'embauche et nos préparatifs pendant que d'autres, moins chanceux, fermaient leurs portes. Un printemps difficile dont nous sommes sortis sains et saufs, un fait que nous devons à notre équipe extraordinaire que nous remercions de tout coeur.


Une contribution COVID??

Plusieurs dans notre communauté agricole ont institué un programme de contribution COVID pour aider à défrayer tous les frais reliés à la présence de ce virus. Etant donné qu'une grande partie de ce fardeau est portée par nos hôtes, nous jugeons qu'il serait inapproprié de demander une contribution directement à nos membres. Ceci dit, les coûts d'opération sont de beaucoup supérieurs à ceux de l'an passé et nous apprécions votre soutien! Comment pouvez-vous nous aider pendant ces temps pour le moins difficiles pour tous?

1. Participez à le FarmHop (Farmhope cette année, wink wink) et venez nous visiter à la ferme. Nous aurons des cartes et affiches pour un parcours autonome à travers la ferme, plein d'endroits où vous arrêter pour un pique-nique, et vous pouvez faire le plein de victuailles au magasin agricole. Rien de compliqué mais rempli de bons produits locaux. Il y a des boissons chaudes et des gourmandises pour rendre votre escapade encore plus agréable.

2. Inscrivez vous pour le programme ASC d'automne. Le programme vous donne accès à plein de beaux produits mais, cette fois, livrés à domicile ou à un point de chute central. Plus d'information vous sera fournie la semaine prochaine.

3. Commandez quelques extras de notre marché agricole. Ils seront rajoutés à votre panier d'été. Tous les items en magasin ne sont pas disponibles pour les paniers ASC mais nous ajouterons plus de choses tout au long de l'automne.



Vous êtes toujours là? Merci d'avoir lu ce bulletin de nouvelles de mi-saison et au plaisir de vous voir bientôt à la ferme.


Toute l'équipe



















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115 CHEMIN DE LA BEURRERIE

SAINTE CÉCILE DE MASHAM, QC, J0X1A0

www.rootsandshootsfarm.com

info@rootsandshootsfarm.com  |  819 664 6729

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© 2019 Roots and Shoots Farm, Inc. Photos by Michaël Racine.